Soluzione ABBYY
Acquisizione dei contenuti dai documenti tramite dispositivo portatile
La diffusione di smartphone e tablet con crescenti capacità di elaborazione, apre alle imprese nuove possibilità di comunicazione, acquisizione dati e di elaborazione documenti in qualsiasi luogo (mobile data capture).
Utilities Assicurazioni, Sanità, Trasporti, Banche e Pubblica Amministrazione hanno l’esigenza di legare a sé i clienti in un ambiente sempre più competitivo.
Il sempre più frequente uso di dispositivi portatili rende possibile migliorare il servizio al cliente, riducendo il tempo di reazione alle richieste e diminuendo i costi mediante integrazione nei processi aziendali, di servizi erogabili dai device.
Impieghi
L’utilizzo della tecnologia può essere esteso a svariati utilizzi; a titolo esemplificativo:
- Archiviare una nota spese
- Elaborare richieste assicurative di risarcimento
- Automatizzare le procedure di elaborazione delle richieste negli istituti finanziari
Vantaggi
- Accelerare i processi e le transazioni
- Contenere i costi di elaborazione delle richieste
- Fornire servizi migliori
- Ridurre i tempi di risposta
- Aumentare la fedeltà dei propri clienti
Le aziende che intendono scannerizzare i documenti cartacei in ogni luogo tramite dispositivo mobile, devono quindi integrare tecnologie di acquisizione via Web nelle applicazioni aziendali. In tal modo, i clienti possono ad esempio utilizzare uno scanner durante un viaggio di lavoro o una conferenza e verificare i dati di una fattura tramite tecnologia Web browser.
Esempio di workflow di elaborazione documenti
Fasi di elaborazione
- Fase 1 – Il cliente utilizza la fotocamera del proprio telefono cellulare o tablet per fotografare un documento e inviarne l’immagine ad un server di acquisizione dati per l’elaborazione.
- Fase 2 – Un server di acquisizione dati basato su cloud estrae le informazioni dall’immagine e invia i dati nuovamente al dispositivo mobile di partenza per la verifica.
- Fase 3 – Il cliente controlla i risultati ed, eventualmente, li corregge.
- Fase 4 – Sul dispositivo mobile viene confermata l’elaborazione corretta.
Scenari di utilizzo
Acquisizione documentazione assicurazioni e finanziarie
I settori assicurativo, bancario e parabancario possono trarre rilevanti benefici dalle soluzioni di acquisizione su dispositivi mobili, snellendo o eliminando le procedure manuali di acquisizione dati.
Gli agenti assicurativi, ad esempio, hanno la possibilità di connettersi direttamente al processo di elaborazione, riuscendo così ad elaborare le pratiche più rapidamente.
L’acquisizione dei dati via mobile consente agli assicurati di utilizzare il proprio smartphone per documentare un sinistro, direttamente nel luogo dell’accaduto. In caso di incidente stradale, è sufficiente fotografare i danni e inviare le immagini, insieme ai documenti di richiesta del risarcimento e ai dettagli della polizza assicurativa, tramite telefono cellulare o tablet ad una postazione centrale che procederà all’elaborazione.
Assicuratori ed operatori finanziari, possono sfruttare le tecnologie Web capture per acquisire i documenti dei clienti nella propria sede, oppure direttamente nel luogo dove si trova il cliente.
Le richieste di assicurazione o finanziamento, che richiedono una verifica da parte della sede centrale, saranno scannerizzate ed elaborate direttamente in loco, consentendo ai clienti di ricevere un feedback istantaneo sulle tariffe e sull’approvazione delle condizioni.
Acquisizione delle spese di viaggio
Le organizzazioni oggi gestiscono una quantità sempre maggiore di documenti per le spese di viaggio dei dipendenti, che devono, da parte loro, dedicare molto tempo alla compilazione dei moduli relativi, allegando le ricevute che dimostrino l’autenticità delle voci inserite. Si tratta di un processo che richiede molto tempo e parecchio lavoro da entrambe le parti, ma che lascia spazio tuttavia alla possibilità di ottimizzazione.
Acquisendo le ricevute delle spese di viaggio direttamente nel luogo di origine, con uno smartphone o un tablet, è possibile iniziare il procedimento di calcolo delle spese ancora durante il viaggio, riuscendo quindi a ridurre il lavoro manuale e a risparmiare tempo e costi associati all’elaborazione delle richieste di rimborso.
Gli aspetti più interessanti di questa soluzione sono la disponibilità di una potente tecnologia di pre-elaborazione delle immagini, in grado di convertire una foto scattata con la fotocamera di uno smartphone o di un tablet in un file digitale, così come un motore di acquisizione efficace ed intelligente, che permette l’estrazione dei dati da documenti di vario tipo.
Scannerizzazione e acquisizione dati mobile sul luogo
I dipendenti fuori sede o che lavorano in sedi distaccate sono ora in grado di acquisire e inviare con un dispositivo portaitle documenti importanti quali richieste di risarcimento per le assicurazioni, ricevute o fatture, tramite Web. Tutti i contenuti, compresi i metadati, possono essere estratti e convalidati attraverso il Web browser del dispositivo, consentendo allo smartphone o tablet di operare come un computer completamente funzionale. L’accesso alle informazioni diventa quindi istantaneo, migliorando il servizio offerto ai clienti, la produttività dei dipendenti e infine i profitti.